Belajar SAP

September 12, 2009

Chart Of Account

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 10:39 pm

Chart of accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau panduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart Of Account. Atau kadang-kadang disingkat dengan istilah: COA. Di dalam kegiatan sehari-hari, Chart Of Account malah lebih sering disebut sebagai kode akun, dan bukan bagan akun. Padahal padanan kata yang tepat untuk kode akun adalah account code, dan bukan chart of account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelompokkan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

Manfaat Pembuatan Kode Akun

  1. Meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional, akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan tanpa kode akun.
  2. Meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.
  3. Mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna.
  4. Mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan, dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.
  5. Mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini artinya memberikan dasar bagi pengambilan keputusan.
  6. Mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk pengambilan keputusan.

Selain manfaat yang telah disebutkan diatas, keberadaan kode akun di dalam struktur pemrosesan suatu sistem juga akan mempermudah pelaksana pemrosesan, karena rata-rata dari mereka lebih hafal dengan kode akunnya dari pada nama akunnya.

Another Definition

Chart of Account mengandung informasi mengenai suatu account. informasi tersebut terangkum dalam chart of account segments. chart if account segments terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut :

  • Account Number
  • Nama Account
  • Control Fields
  • Consolidation Fields

Chart of account didefinisikan dalam 4 karakter ID. adapun data-data yang dikandung dalam Chart of account adalah :

  • Chart of account Key
  • Deskripsi dari Chart of account
  • Maintenance Language
  • Panjang G/L account number
  • Manual or automatic creation of cost element
  • group Chart of account
  • Blocked Indicator

Chart of account yang belum lengkap data-datanya dapat di block sehingga company code tidak dapat menggunakannya. setiap company code, harus memiliki satu COA yang digunakannya, sedangkan satu COA dapat digunakan oleh beberapa company code. Jika suatu perusahaan ingin melakukan cross company controlling, maka perusahaan tersebut harus memiliki COA yang sama.

Di dalam sistem SAP, COA memiliki 3 fungsi yang berbeda, yaitu :

  • Operating Chart of account : terdiri dari G/L account yang digunakan untuk posting dalam company code. Financial accounting dan controlling menggunakan tipe COA ini.
  • Group Chart of account : Terdiri dari G/L Account yang digunakan oleh seluruh group corporate, hal ini menjadikan suatu company dapat menyediakan atau membuat report untuk seluruh group corporate. Penggunaan corporate group COA ini pada suatu company code bersifat opsional.
  • Country Specific Chart of account : terdiri dari G/L Account yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan legal di negara tersebut. penggunaan country-specific Chart of account pada company code bersifat opsional.

Beberapa Hal Mengenai Chart of account

  • Operative Chart of account merupakan COA utama yang digunakan oleh company code
  • Group Chart of account merupakan Chart of account yang tersusun untuk memenuhi kebutuhan konsolidasi
  • Country specific Chart of account merupakan Chart of account yang tersusun untuk memenuhi kebutuhan aspek legal di suatu negara.
  • Corporate Group Chart of account sama dengan group Chart of account
  • Standard Chart of account merupakan sampel Chart of account yang disediakan oleh SAP seperti INT, CAUS, dll.

untuk mengorganisir chart of account, terdapat dua metode dasar, yaitu :

  • Central organisation
    • memungkinkan perhitungan cost accounting lintas company code
    • konsolidasi menggunakan operative chart of account
  • pada level corporate group, ditentukan COA mana yang mengandung semua account dan dapat digunakan ole semua company code. untuk memenuhi beberapa persyaratan tertentu terkait dengan country legal, maka kita harus memasukkan COA tambahan untuk masing-masing company code.

    Advantages :

Disadvantages :

    • Accountant tidak dapat bekerja dengan country specific COA yang ada.
  • desentralisasi organisation

masing – masing company code menggunakan country specific COA sebagai operating COA. untuk keperluan konsolidasi, kita harus memasukkan group COA tambahan untuk masing-masing company code.

Advantage :

    • Accountant dapat menggunakan country specific COA yang ada
    • kita tidak dapat melakukan konsolidasi data menggunakan group COA yang ada

Disadvantage :

    • Cost accounting lintas company code tidak bisa dijalankan

1 Comment »

  1. Hi,
    I just want to appreciate the good job you are doing on your site.
    Keep it up!

    http://www.sapconsults.wordpress.com

    Comment by sapconsults — September 29, 2009 @ 10:14 am | Reply


RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: