Belajar SAP

September 9, 2009

Document Control

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 6:50 am

Setiap hari ratusan dokumen dihasilkan oleh perusahaan. untuk mensederhanakan penyimpanan dokumen-dokumen tersebut, maka dokumen harus dibagi-bagi menjadi beberapa kategori. selain itu, internal auditor juga mensyaratkan dokumen-dokumen tersebut dapat diidentifikasi dengan tipe dokumen yang unique dalam suatu rentang penomoran tertentu.

SAP sistem bekerja berdasarkan prinsip2 dokumen, yaitu :

  • Setiap posting dilakukan, maka dokumen terkait akan otomatis tersimpan
  • Suatu dokumen dianggap sebagai dokumen lengkap dalam suatu sistem, sampai dokumen tersebut diarsipkan

setiap dokumen diidentifikasi dengan identifikasi yang unique yang terdiri dari beberapa field berikut :

  • Document Number
  • Company Code
  • Fiscal Year

Dokumen, dalam SAP FI terdiri dari :

  • Document Header
  • 2 – 999 document item
  • detil / keterangan dari document header atau document item tersebut.

Adapun dua key control yang penting dalam suatu dokumen adalah :

  • Dokumen type : Document Header
  • Posting Key : Document Item

system dapat menentukan document number secara otomatis atau yang disebut internal number assignment, atau user dapat menentukan document number secara manual pada saat proses entry atau yang disebut external assignment.  beberapa hal berkaitan dengan document type antara lain :

  • Document Type mengontrol document header dan digunakan untuk membeda-bedakan transaksi bisnis yang akan di posting seperti misalnya vendor invoice, costumer payment dan lain-lain
  • Document type didefinisikan pada client level dan oleh karenanya valid untuk semua company code

Document type terdiri dari :

  • No Document
  • Tipe Dokumen untuk posting permission

sebagai contoh document type AB (General Document) dapat melakukan posting ke semua tipe account, sementara itu, document type DG hanya bisa diposting ke costumer (D) dan G/L Account (S). untuk mentransfer dokumen billing hasil proses billing system, yang kita butuhkan adalah salah satu dari document type berikut :

  • RV : Document type default untuk sales order management billing document (Costumer Service)
  • RE : Document type default untuk material management billing document (Vendor Invoice)

dalam kasus billing diatas, jika internal number assignment digunakan, maka system akan menerapkan nomor-nomor baru untuk masing-masing dokumen pada komponen financial accounting. sedangkan jika digunakan eksternal number assignment, maka system akan men-transfer nomor dokumen billing ke document accounting.

Beberapa hal mengenai posting key :

  • Sama seperti document type, posting key juga didefinisikan pada client level
  • Posting key memiliki fungsi kontrol dalam line item. posting key mengontrol hal-hal berikut :
  1. Tipe account yang mana yang dapat menjadi tujuan posting suatu line item
  2. apakah item yang diposting termasuk debit atau credit
  3. field status

Leave a Comment »

No comments yet.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: