Correspondence

This chapter explains the option for creating correspondence in the SAP system.

There are many opportunities to generate correspondence ad hoc :

• Document creation
• Display / Change line items
• Balance Display
• Line item processing
• Payment

and automatically generate :

• Periodic bank account statement
• Balance Confirmation

There are various types of correspondence in the system :

• Periodic correspondence is triggered by specification made in the master record, such as invoices and account statement. the interval specified in vendor / costumer master record.
• Correspondence Online, When you process payment manually and from the line item display.

Printing Dunning Notice

printing dunning notice is the last step in the dunning process. the print program for the dunning procedure are :

• Group items to be dunned with dunning notice according to the various rules
• Generate dunning notice for each group
• Enter the dunning date and level in the dunned items and account

if the dunning notice are to be sent to one time costumer, the dunning data is updated only in the relevant items.

dunning notice are printed in a sequence field defined by sort criteria.

to undo changes to dunning data in account and document, refer to SAP note 6591.

item that are to be dunned are grouped together in dunning notice as long as they have the same company code, dunning area or account.

item in one time account are grouped together in one dunning notice if they have same address.

you can also group items by the following criteria :

• Dunning by dunning level
• Grouping key
• Decentralized Processing

Dunning interest depends on the dunning level and is calculated using an interest calculator.

dunning charge depend on the dunning level and can be either a fixed amount or an percentage of dunned amount.

one dunning form can be used for all dunning levels.

The dunning text for dunning level 6 is stored in text module 616.

The last dunning level triggers the manual dunning procedure.

The payment program can create payment advice note containing the items in the dunning notice.

The payment advice note numer has 10 digit and start with 08. The payment advice note type 08 must be defined in the configuration setting.

The Dunning Run

the dunning run creates a dunning proposal that can edited, deleted and recreated as often as necessary. if necessary, you can print out the dunning notices automatically directly after the dunning run. in this case, you decide not to edit the dunning proposal.

The dunning run can be divided into three step :

• Account Selection

In this step, program checks the parameters and configuration to determine which account are to be included in the dunning run.

• Dun Line item

in this step, the system checks which line items are overdue in the selected account and which dunning level should be applied

• Dun account

in this step, the system checks whether payments have to be dunned for an account and, if so, which dunning level should be used.

criteria for account selection are :

• Dunning procedure must be entered in the master data
• The date of the last dunning run entered in the account must be earlier than the dunning interval date of the dunning procedure.

The difference between the due date and the dunning date is as follows :

• Due Date : day after which the liabilities must be paid
• Dunning Date : day when the overdue item are dunned

Parameters For Dunning Run

Every dunning program run is identified by the following fields :

• Run Date

The run date does not have to be the actual date when tho program is executed, but this is recommended. The main purpose is to identify the program run.

• Identification

is Used to differentiate between program that have to the same run date

the parameters provide the dunning program with information on the dunning run. you can copy the parameters from existing dunning run. using parameters, you specify which document and account in which company code are to be searched for overdue items by dunning program. you can also activate additional log, which you can check after the dunning run to see whether the run was successful.

you should use  this log for testing and training purposes only, since it places a heavy load on the system resources.

Chart Of Account

Chart of accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau panduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart Of Account. Atau kadang-kadang disingkat dengan istilah: COA. Di dalam kegiatan sehari-hari, Chart Of Account malah lebih sering disebut sebagai kode akun, dan bukan bagan akun. Padahal padanan kata yang tepat untuk kode akun adalah account code, dan bukan chart of account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelompokkan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

Posting Period

Contoh Kasus adalah sebagai berikut :

Departemen accounting memutuskan bahwa pada setiap akhir posting period, subledger akan dilakukan closing, namun G/L account akan tetap di-open sampai dengan proses rekonsiliasi antara financial accounting dan controlling ledger untuk akhir period.

Posting period didefinisikan pada client level. Untuk mencegah terjadinya dokumen ter-posting pada posting period yang salah, maka kita dapat menutup posting periode tertentu. Biasanya, posting period yang sedang berjalan kondisinya Open, sedangkan posting period yang lainnya close. Pada akhir period, posting period, posting period berjalan akan close dan posting period selanjutnya (yang akan berjalan) Open.

Kita dapat membuka (open) suatu posting period dengan memasukkan rentang period pada posting period variant yang melikupi periode ini. kita dapat mengeset sebanyak mungkin posting period dalam kondisi open.

Special period digunaan untuk melakukan closing posting. special period di-open pada saat closing period. pada saat closing period, kita akan membukan dua interval period pada saat yang sama, oleh karena itu, dua interval period dapat di entrykan pada table posting period.

Beberapa company code dapat menggunakan variant posting period yang sama. untuk company code yang sama, suatu posting period di-open dan di close secara bersamaan. Untuk account type yang berbeda, perlakuan posting period dapat berbeda. itulah mengapa, untuk posting period tertentu, posting ke customer account mungkin dapat diperbolehkan sementara di sisi lain posting ke vendor account tidak diperbolehkan.

Pada level line item, sistem akan memeriksa account type dari posting key untuk memastikan periode tersebut open untuk account type tersebut. Selama proses closing, dua interval periode di-Open secara Bersamaan. Oleh karena itu dua interval period dapat dientrykan pada table posting period. Dua interval period ini adalah regular posting period dan special period.

Yang dapat melakukan posting pada interval pertama, hanya group yang telah diberikan otorisasi sebelumnya. begitu juga dengan interval kedua, hanya accountant tertentu yang telah diberi otorisasi saja yang dapat melakukan closing pada special period.

Pada saat kita menginputkan suatu dokumen, saat kita mengentry tanggal posting, system akan otomatis menentukan posting period dan fiscal year berdasarkan tanggal posting tadi. pada Dokumen Overview yang baru saja di input, akan tampak posting date, posting period serta fiscal year. begitu posting period masuk ke dokumen, maka angka transaksi untuk posting akan terupdate, dan jika kita menampilkan balance of account, maka angka-angka transaksi tersebut akan ditampilkan.

* Beberapa Catatan Mengenai Posting Period :

• Posting period variant that contains open periods has to be maintained manually
• As many periods required can be open simultaneously. however, ony two period interval can be open at the same time.

Document Control

Setiap hari ratusan dokumen dihasilkan oleh perusahaan. untuk mensederhanakan penyimpanan dokumen-dokumen tersebut, maka dokumen harus dibagi-bagi menjadi beberapa kategori. selain itu, internal auditor juga mensyaratkan dokumen-dokumen tersebut dapat diidentifikasi dengan tipe dokumen yang unique dalam suatu rentang penomoran tertentu.

SAP sistem bekerja berdasarkan prinsip2 dokumen, yaitu :

• Setiap posting dilakukan, maka dokumen terkait akan otomatis tersimpan
• Suatu dokumen dianggap sebagai dokumen lengkap dalam suatu sistem, sampai dokumen tersebut diarsipkan

setiap dokumen diidentifikasi dengan identifikasi yang unique yang terdiri dari beberapa field berikut :

• Document Number
• Company Code
• Fiscal Year

Dokumen, dalam SAP FI terdiri dari :

• Document Header
• 2 – 999 document item
• detil / keterangan dari document header atau document item tersebut.

Adapun dua key control yang penting dalam suatu dokumen adalah :

• Dokumen type : Document Header
• Posting Key : Document Item

system dapat menentukan document number secara otomatis atau yang disebut internal number assignment, atau user dapat menentukan document number secara manual pada saat proses entry atau yang disebut external assignment.  beberapa hal berkaitan dengan document type antara lain :

• Document Type mengontrol document header dan digunakan untuk membeda-bedakan transaksi bisnis yang akan di posting seperti misalnya vendor invoice, costumer payment dan lain-lain
• Document type didefinisikan pada client level dan oleh karenanya valid untuk semua company code

Document type terdiri dari :

• No Document
• Tipe Dokumen untuk posting permission

sebagai contoh document type AB (General Document) dapat melakukan posting ke semua tipe account, sementara itu, document type DG hanya bisa diposting ke costumer (D) dan G/L Account (S). untuk mentransfer dokumen billing hasil proses billing system, yang kita butuhkan adalah salah satu dari document type berikut :

• RV : Document type default untuk sales order management billing document (Costumer Service)
• RE : Document type default untuk material management billing document (Vendor Invoice)

dalam kasus billing diatas, jika internal number assignment digunakan, maka system akan menerapkan nomor-nomor baru untuk masing-masing dokumen pada komponen financial accounting. sedangkan jika digunakan eksternal number assignment, maka system akan men-transfer nomor dokumen billing ke document accounting.

Beberapa hal mengenai posting key :

• Sama seperti document type, posting key juga didefinisikan pada client level
• Posting key memiliki fungsi kontrol dalam line item. posting key mengontrol hal-hal berikut :

Tipe account yang mana yang dapat menjadi tujuan posting suatu line item

apakah item yang diposting termasuk debit atau credit

field status

Currency

Dikarenakan costumer dan Vendor tersebar di berbagai negara yang berbeda-beda dengan penggunaan mata uang yang berbeda pula, maka SAP telah menyediakan tools untuk mengatasi perbedaan kurs mata uang ini. hampir semua mata uang telah didefinisikan pada sistem SAP dengan menggunakan key mata uang international yang standard dan setiap key mata uang tersebut memilki tgl valid nya.

Perbedaan nilai tukar mata uang dalam sistem SAP didefinisikan sebagai exchange rate type. exchange rate type ini berfungsi antara lain untuk konversi, valuasi, translasi serta planning. hubungan antara dua mata uang, harus di maintain berdasarkan tingkat nilai tukar serta kedua nilai mata uang tersebut menggunakan translation ratio. dikarenakan nilai inflasi dapat sangat mempengaruhi nilai tukar, maka translation ratio dapat diubah / dimaintain berdasarkan periode waktu tertentu. pekerjaan maintain nilai tukar mata uang ini merupakan pekerjaan yang terus menerus, sehingga untuk memudahkan pelaksanaannya, maka SAP sistem menyediakan beberapa tools untuk melakukan maintainance tersebut. tools tersebut adalah :

• Inversion
• Base Currency
• Exchange Rate Spread

untuk masing-masing exchange rate type, hanya bisa digunakan satu metode / tools. sedangkan untuk exchange rate type yang lain dapat digunakan tools yang berbeda.

exchange rate merupakan selisih antara selling rate (B) dikurangi average rate (M) atau average rate(M) dikurangi buying rate (G). Jika selisih exchange rate dientrykan ke dalam sistem, maka kita hanya perlu memaintain average rate (M) karena buying rate (G) dan seliing rate (B) dapat diperoleh dari selisihnya.

Jika kita mengkombinasikan antara base currency dengan exchange rate spreads, maka exchange rate tools yang kita gunakan akan sangat efisien. kombinasi ini adalah :

• Menggunakan base currency untuk average rate (M)
• Menggunakan exchange rate spreads untuk menghitung buying rate (G) dan selling rate (B)

Pada aplikasi SAP dan proses fungsi2 di dalamnya, exchange rate dapat menggunakan direct maupun indirect quotation, tergantung dari standard pasar atau transaksi bisnis individual.

pada direct quotation, satu unit mata uang asing sama dengan sekian unit maa uang local, sebaliknya, pada indirect quotation, satu unit uang lokal sama dengan sekian unit uang asing. misalnya (local : Euro):

• 1 Dollar = 1,07 Euro >> direct
• 1 Euro = 0,93 Dollar >> Indirect

dibanyak perusahaan, proses maintenance table exchange rate TCURR dilakukan bersama (sharing) oleh beberapa employee. hal ini dapat menimbulkan beberapa permasalahan berikut :

• employee dapat melakukan kesalahan maintenance exchange rate
• Kesalahan dalam menentukan quotation (direct menjadi indirect dan sebaliknya)
• Table TCURR terlalu besar sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pelaksanaan maintenance
• table TCURR tidak dapat di maintain oleh lebih dari 1 user secara bersamaan.

Fiscal Year

The company’s fiscal year corresponds to the calender year. The fiscal year can be defined as :

• Year Independent : The number and starts and end dates for the periods are the same for every year
• Year specific : Periods can vary from year to year

to assign business transactions to different periods, you have to define a fiscal year with posting periods. You define a fiscal year as a variant that assigned to a company code.

Automatic Dunning

Dunning is a germany word whinch means a ” reminder to the party”. sometimes your business partner may fall behind payments, then you can send them a payment reminder or a dunning notice to remind them about theiur outstanding debts. you can use dunning program to dunn both the costumer and vendor.

it maybe necessary to dun vendors if they has a debit balance as result of credit memo. vendors with debit balances are subject to dunning. debit balances are the result of credit memos posted to the vendor account due to circumstances such as returned goods. once vendor credit memos exceed vendor invoice, the payment due will be shifted back to the vendor. therefore, dunning will be run to check for delinquent balances.

if a costumer is also a vendor, we can off set the account balances as a result of credit memo. dunning program select the overdue open items, determines the dunning levels of the account and creates a dunning notice. the SAP system allows you to use either the automatic dunning program which duns all overdue items in accordance with your selection criteria of if received you can dun individual costumer or vendors.

there are some attribute to control the dunning program and these attributes are configured according to the needs of the company. The attributes are :

• Dunning procedure : a predefined procedure specifying how costumer or vendors are dunned. for each procedures, user defined :
  • Dunning frequency
  • text for dunning notice
  • number of dunning level
• Dunning Level

SAP has given totally 9 levels, the number of levels use is depend upon the client requirement.

• Dunning Areas

Represents an organisational entity that is responsible for dunning

All the dunning data is stored in a dunning proposal. Dunning proposal can be edited, deleted, and recreated as often as necessary until dunning clerk is satisfied with the result. you can skip this step. After the dunning run has been completed, you can print out the dunning notice straight away.

in just one step, dunning notice are printed and dunning data is updated in the master record and associated document.