Belajar SAP

October 31, 2009

Holding & Parking Document

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 10:29 am

There are two different ways of saving document (without performing “proper” financial accounting posting) :

  • Holding Document
  • Parking Document

Hold Document:  It is for short term and is used when tranaction Dr or Cr is uncertained and generally its is used for external purpose.  eg: Advance from potential customer

Parking Document: Its is for longer period generally used for internal purpose.  eg: Advance made for employes.

Parking documents is used when we need to get any clarification regarding some account

Hold Document

With hold document, data which has been entered can be saved temporarily in order to continue the entries at a later time. Document held by the system do not have tobe complete. No Account balances are updated and the data of the document is not available for evaluation. No document number is assigned.

Holding Document :

  • No Document number assignment
  • Free Assignment of the designation
  • No Update of the transaction figures
  • Not Taken into account for evaluation

Held document can be completed and posted or deleted at a point of time.

Parking Document

There are several reasons you might want to park a document:

  • Some organizations use this as a security/separation of duties control: an accountant might create the entry and park it, does not have authorization to post, so a manager reviews the entry and posts it later
  • The entry may be long and you are interrupted and need to come back to it later. Better to park an entry and come back to it than to leave it sitting open on your desktop
  • You may build up a entry throughout the month, entering the pieces as you go along and parking it at month-end. I wouldn’t recommend this, but it is done.

you can enter incomplete document in the SAP document in the SAP system without having to check the entries extensively by parking document.

When parking document, the system assign a document number via the document type in the same way as with “normal” financial accounting posting.

Parking Document :

  • Transaction Figures are not updated
  • Document Number are assigned (internal number assignment) or the assignment is checked (external number assignment) depending on the document type and number area
  • Some document can be included in evaluation / reports

substitution are not supported by the document parking feature. substitution can only be made with posting transaction after turning parked document into accounting documents.

The park document function are more effective than hold document function. additional park document function :

  • Displaying authorization, approval
  • principle of dual control
  • responsibilities
  • acceleration of work procedure

(more…)

October 21, 2009

Clearing

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 2:02 pm

open items are incomplete transactions, such as invoices that have not been paid. a transaction is cleared when a clearing posting has been carried out for an item or group of items, so that the resulting balance items is zero.

Document with open items cannot be archived and stay in the system until all open items are cleared. SAP provide two basic transactions for clearing :

  • Post with clearing
  • clearing an account

Clearing transactions is always create clearing document.

when you use “posting with clearing”  function, enter the amount and then select the open items that are to be cleared.

  • if the total amount of selected open items equals the amount of the clearing document, the system clears the open items by creating one or more clearing items.
  • if the total amount of selected open items does not equal the amount of the clearing document, the system allows you to post the difference.

Posting with clearing can be carried out for several accounts, account types and for any currency simultaneously. you can carry out the “posting with clearing” transaction manually or automatically using the automatic payment program.

(more…)

September 12, 2009

Chart Of Account

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 10:39 pm

Chart of accounts atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Bagan Akun, adalah satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka, atau panduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses, dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap menyebutnya dengan istilah Chart Of Account. Atau kadang-kadang disingkat dengan istilah: COA. Di dalam kegiatan sehari-hari, Chart Of Account malah lebih sering disebut sebagai kode akun, dan bukan bagan akun. Padahal padanan kata yang tepat untuk kode akun adalah account code, dan bukan chart of account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelompokkan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik) atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik) yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

(more…)

Posting Period

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 10:14 pm

Contoh Kasus adalah sebagai berikut :

Departemen accounting memutuskan bahwa pada setiap akhir posting period, subledger akan dilakukan closing, namun G/L account akan tetap di-open sampai dengan proses rekonsiliasi antara financial accounting dan controlling ledger untuk akhir period.

Posting period didefinisikan pada client level. Untuk mencegah terjadinya dokumen ter-posting pada posting period yang salah, maka kita dapat menutup posting periode tertentu. Biasanya, posting period yang sedang berjalan kondisinya Open, sedangkan posting period yang lainnya close. Pada akhir period, posting period, posting period berjalan akan close dan posting period selanjutnya (yang akan berjalan) Open.

Kita dapat membuka (open) suatu posting period dengan memasukkan rentang period pada posting period variant yang melikupi periode ini. kita dapat mengeset sebanyak mungkin posting period dalam kondisi open.

Special period digunaan untuk melakukan closing posting. special period di-open pada saat closing period. pada saat closing period, kita akan membukan dua interval period pada saat yang sama, oleh karena itu, dua interval period dapat di entrykan pada table posting period.

Beberapa company code dapat menggunakan variant posting period yang sama. untuk company code yang sama, suatu posting period di-open dan di close secara bersamaan. Untuk account type yang berbeda, perlakuan posting period dapat berbeda. itulah mengapa, untuk posting period tertentu, posting ke customer account mungkin dapat diperbolehkan sementara di sisi lain posting ke vendor account tidak diperbolehkan.

Pada level line item, sistem akan memeriksa account type dari posting key untuk memastikan periode tersebut open untuk account type tersebut. Selama proses closing, dua interval periode di-Open secara Bersamaan. Oleh karena itu dua interval period dapat dientrykan pada table posting period. Dua interval period ini adalah regular posting period dan special period.

Yang dapat melakukan posting pada interval pertama, hanya group yang telah diberikan otorisasi sebelumnya. begitu juga dengan interval kedua, hanya accountant tertentu yang telah diberi otorisasi saja yang dapat melakukan closing pada special period.

Pada saat kita menginputkan suatu dokumen, saat kita mengentry tanggal posting, system akan otomatis menentukan posting period dan fiscal year berdasarkan tanggal posting tadi. pada Dokumen Overview yang baru saja di input, akan tampak posting date, posting period serta fiscal year. begitu posting period masuk ke dokumen, maka angka transaksi untuk posting akan terupdate, dan jika kita menampilkan balance of account, maka angka-angka transaksi tersebut akan ditampilkan.

* Beberapa Catatan Mengenai Posting Period :

  • Posting period variant that contains open periods has to be maintained manually
  • As many periods required can be open simultaneously. however, ony two period interval can be open at the same time.

September 9, 2009

Document Control

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 6:50 am

Setiap hari ratusan dokumen dihasilkan oleh perusahaan. untuk mensederhanakan penyimpanan dokumen-dokumen tersebut, maka dokumen harus dibagi-bagi menjadi beberapa kategori. selain itu, internal auditor juga mensyaratkan dokumen-dokumen tersebut dapat diidentifikasi dengan tipe dokumen yang unique dalam suatu rentang penomoran tertentu.

SAP sistem bekerja berdasarkan prinsip2 dokumen, yaitu :

  • Setiap posting dilakukan, maka dokumen terkait akan otomatis tersimpan
  • Suatu dokumen dianggap sebagai dokumen lengkap dalam suatu sistem, sampai dokumen tersebut diarsipkan

setiap dokumen diidentifikasi dengan identifikasi yang unique yang terdiri dari beberapa field berikut :

  • Document Number
  • Company Code
  • Fiscal Year

Dokumen, dalam SAP FI terdiri dari :

  • Document Header
  • 2 – 999 document item
  • detil / keterangan dari document header atau document item tersebut.

Adapun dua key control yang penting dalam suatu dokumen adalah :

  • Dokumen type : Document Header
  • Posting Key : Document Item

system dapat menentukan document number secara otomatis atau yang disebut internal number assignment, atau user dapat menentukan document number secara manual pada saat proses entry atau yang disebut external assignment.  beberapa hal berkaitan dengan document type antara lain :

  • Document Type mengontrol document header dan digunakan untuk membeda-bedakan transaksi bisnis yang akan di posting seperti misalnya vendor invoice, costumer payment dan lain-lain
  • Document type didefinisikan pada client level dan oleh karenanya valid untuk semua company code

Document type terdiri dari :

  • No Document
  • Tipe Dokumen untuk posting permission

sebagai contoh document type AB (General Document) dapat melakukan posting ke semua tipe account, sementara itu, document type DG hanya bisa diposting ke costumer (D) dan G/L Account (S). untuk mentransfer dokumen billing hasil proses billing system, yang kita butuhkan adalah salah satu dari document type berikut :

  • RV : Document type default untuk sales order management billing document (Costumer Service)
  • RE : Document type default untuk material management billing document (Vendor Invoice)

dalam kasus billing diatas, jika internal number assignment digunakan, maka system akan menerapkan nomor-nomor baru untuk masing-masing dokumen pada komponen financial accounting. sedangkan jika digunakan eksternal number assignment, maka system akan men-transfer nomor dokumen billing ke document accounting.

Beberapa hal mengenai posting key :

  • Sama seperti document type, posting key juga didefinisikan pada client level
  • Posting key memiliki fungsi kontrol dalam line item. posting key mengontrol hal-hal berikut :
  1. Tipe account yang mana yang dapat menjadi tujuan posting suatu line item
  2. apakah item yang diposting termasuk debit atau credit
  3. field status

Currency

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 12:19 am

Dikarenakan costumer dan Vendor tersebar di berbagai negara yang berbeda-beda dengan penggunaan mata uang yang berbeda pula, maka SAP telah menyediakan tools untuk mengatasi perbedaan kurs mata uang ini. hampir semua mata uang telah didefinisikan pada sistem SAP dengan menggunakan key mata uang international yang standard dan setiap key mata uang tersebut memilki tgl valid nya.

Perbedaan nilai tukar mata uang dalam sistem SAP didefinisikan sebagai exchange rate type. exchange rate type ini berfungsi antara lain untuk konversi, valuasi, translasi serta planning. hubungan antara dua mata uang, harus di maintain berdasarkan tingkat nilai tukar serta kedua nilai mata uang tersebut menggunakan translation ratio. dikarenakan nilai inflasi dapat sangat mempengaruhi nilai tukar, maka translation ratio dapat diubah / dimaintain berdasarkan periode waktu tertentu. pekerjaan maintain nilai tukar mata uang ini merupakan pekerjaan yang terus menerus, sehingga untuk memudahkan pelaksanaannya, maka SAP sistem menyediakan beberapa tools untuk melakukan maintainance tersebut. tools tersebut adalah :

  • Inversion
  • Base Currency
  • Exchange Rate Spread

untuk masing-masing exchange rate type, hanya bisa digunakan satu metode / tools. sedangkan untuk exchange rate type yang lain dapat digunakan tools yang berbeda.

exchange rate merupakan selisih antara selling rate (B) dikurangi average rate (M) atau average rate(M) dikurangi buying rate (G). Jika selisih exchange rate dientrykan ke dalam sistem, maka kita hanya perlu memaintain average rate (M) karena buying rate (G) dan seliing rate (B) dapat diperoleh dari selisihnya.

Jika kita mengkombinasikan antara base currency dengan exchange rate spreads, maka exchange rate tools yang kita gunakan akan sangat efisien. kombinasi ini adalah :

  • Menggunakan base currency untuk average rate (M)
  • Menggunakan exchange rate spreads untuk menghitung buying rate (G) dan selling rate (B)

Pada aplikasi SAP dan proses fungsi2 di dalamnya, exchange rate dapat menggunakan direct maupun indirect quotation, tergantung dari standard pasar atau transaksi bisnis individual.

pada direct quotation, satu unit mata uang asing sama dengan sekian unit maa uang local, sebaliknya, pada indirect quotation, satu unit uang lokal sama dengan sekian unit uang asing. misalnya (local : Euro):

  • 1 Dollar = 1,07 Euro >> direct
  • 1 Euro = 0,93 Dollar >> Indirect

dibanyak perusahaan, proses maintenance table exchange rate TCURR dilakukan bersama (sharing) oleh beberapa employee. hal ini dapat menimbulkan beberapa permasalahan berikut :

  • employee dapat melakukan kesalahan maintenance exchange rate
  • Kesalahan dalam menentukan quotation (direct menjadi indirect dan sebaliknya)
  • Table TCURR terlalu besar sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pelaksanaan maintenance
  • table TCURR tidak dapat di maintain oleh lebih dari 1 user secara bersamaan.

September 7, 2009

Fiscal Year

Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 6:19 pm

The company’s fiscal year corresponds to the calender year. The fiscal year can be defined as :

  • Year Independent : The number and starts and end dates for the periods are the same for every year
  • Year specific : Periods can vary from year to year

to assign business transactions to different periods, you have to define a fiscal year with posting periods. You define a fiscal year as a variant that assigned to a company code.

    September 3, 2009

    Variant Principle

    Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 5:08 am

    Variant principle merupakan suatu metode yang digunakan oleh SAP system untuk menentukan nilai tertentu pada satu atau lebih object. langkah-langkah yang harus dilakukan dalam metode penentuan nilai tersebut adalah :

    • Mendefinisikan variant atau menentukan nilai-nilai apa saja yang akan terdapat dalam variant
    • menentukan nilai-nilai untuk variant tersebut
    • menentukan suatu variant pada object tertentu

    variant principle ini digunakan dalam beberapa area seperti field status, fiscal year, posting period, dll. keuntungan menggunakan variant adalah untuk mempermudah maintenance suatu properties object yang sering digunakan dalam system.

    August 31, 2009

    Organizational Unit

    Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 5:00 pm

    Client merupakan level tertinggi dalam sistem hierarki SAP. spesifikasi atau data yang valid untuk semua unit organisasi dalam SAP application, dientrykan di client level. hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi double entry untuk data-data tersebut.

    masing-masing client merupakan entitas yang independent dan memiliki master record masing-masing sert memiliki table dan data master yang lengkap. jika kita akan logon ke SAP system, maka kita harus menentukan client key dari server yang akan kita akses, kemudian juga kita harus teregister dalam master data pada client tersebut.

    beberapa unit organisasi yang penting dalam SAP adalah sebagai berikut :

    • Company Code (for external purposes) : merepresentasikan entitas-entitas hukum dalam suatu organisasi. company code merupakan level paling rendah dimana kita masih dapat mengeluarkan laporan keuangan secara lengkap seperti laporan neraca atau laporan laba rugi. suatu organisasi yang memiliki beberapa cabang ataupun entitas legal lainnya pada umumnya merepresentasikan laporan-laporan tersebut melalui company code.
    • Business Area (for Internal purposes) : merepresentasikan area operasi yang berbeda dalam suatu organisasi dan dapat digunakan antar company code. Business Area dapat menghasilkan laporan keuangan yang digunakan untuk internal, sehingga kita dapat menyimpan dan mengevaluasi angka-angka transaksi untuk masing-masing area bisnis. namun demikian, penggunaan Business Area sifatnya opsional. angka-angka transaksi yang diperoleh di Business Area tidak secara otomatis diserahkan atau ditetapkan pada company code, hal ini membuat kita dapat melakukan evaluasi angka-angka transaksi tersebut terlebih dahulu sebelum ditetapkan pada company code.

    suatu company code didefinisakan dengan 4 karakter alpha numerik, adapun object2 yang terdapat dalam company code antara lain :

    • Nama Perusahaan
    • Alamat Perusahaan
    • Kota
    • Negara
    • Currency
    • Bahasa

    lalu apa perbedaan antara company dengan company code ? company merupakan suatu unit organisasi, sedangkan company code merepresentasikan entitas-entitas legal dari suatu organisasi. dalam satu company, bisa terdapat satu atau lebih company code, dan beberapa company code yang terdapat dalam satu company harus menggunakan chart of account dan fiscal year yang sama.

    beberapa atribut suatu company antara lain :

    • satu company dapat memiliki satu atau lebih company code
    • satu company dapat memiliki satu atau lebih client
    • satu company memiliki hanya satu local currency
    • konsolidasi laporan keuangan dilakukan berdasarkan company

    sebagai ilustrasi, PLN merupakan sebuah company yang merepresentasikan suatu perusahaan yang memiliki beberapa sub ordinat dibawahnya / anak perusahaan. sedangkan ICON, Indonesia Power maupun PJB merukapan company code.

    March 30, 2009

    Introduction to SAP FI

    Filed under: FI I Part 1 — coretaja @ 8:52 am

    SAP Fi merupakan basic solution dalam SAP dan merupakan sentral dari semua solusi dalam SAP. SAP FI menerima posting dari berbagai modul SAP seperti Material Management (MM), Human Resource Management (HRM), Sales and Distribution (SD), Plant and Machinery (PM) melalui berbagai titik integrasi. Sedangkan SAP FI memberikan data posting kepada SAP CO (Controlling) seperti cost centre accounting, profit centre accounting dan profitability. Selain report-report dasar seperti balance sheet, serta profit and loss accounting, SAP FI juga menghasilkan eksternal report seperti tax reporting serta legal reporting.

    SAP FI menyediakan hampir semua kebutuhan accounting dan financial suatu perussahaan. Dengan diimplementasikannya SAP FI, seorang direksi perusahaan dapat memantau posisi keuangan perusahaan nya secara real time. Hal ini sangat bermanfaat bagi pengambilan keputusan serta perencanaan strategis bagi perusahaan.

    Komponen-komponen yang terdapat dalam Modul SAP FI antara lain :

    1. Account Receivable

    Komponen ini menyimpan semua posting yang dihasilkan dari aktivitas penjualan kepada costumer. Posting-posting tersebut langsung terupdate dalam General Ledger / Buku besar. Melalui komponen modul ini, kita dapat memonitor jangka waktu penerimaan serta melakukan analisis costumer. Modul ini berintegrasi dengan general ledger, SD, serta cash management

    1. Account Payable

    Komponen modul SAP ini menyimpan semua posting yang dihasilkan dari aktivitas pembelian kepada vendor. Program pembayaran dalam SAP mendukung beberapa

    1. Asset Accounting

    Digunakan untuk memanage Fixed Asset perusahaan. Melalui SAP, kita dapat membuat kategori pada asset perusahaan kemudian menentukan nilai untuk perhitungan depresiasi untuk setiap asset perusahaan

    1. Bank Accounting

    Melalui komponen modul ini, SAP dapat memanage transaksi BANK seperti misalnya cash management

    1. Consolidation

    Melalui komponen modul ini, SAP menggabungkan financial statement dari berbagai entitasi dalam suatu organisasi. Hal ini membuat organisasi dapat melihat posisi keuangan secara menyeluruh.

    1. Funds Management

    Membantu management untuk menentukan anggaran untuk pendapatan dan belanja dan juga dapat melakukan tracking atau penelusuran terhadap penggunaan anggaran tersebut dalam area responsibility mana

    1. General Ledger

    komponen modul ini terintegrasi penuh dengan modul-modul SAP lainnya. Semua posting yang berhubungan dengan accounting, akan disimpan dalam general ledger secara real time dan up-to-date

    1. Special Purpose Ledger

    Merupakan kokponen yang digunakan untuk mendefinisikan buku besar untuk reporting. Data yang dibutuhkan untuk komponen modul ini, dapat berupa data internal maupun data eksternal.

    1. Travel Management

    Komponen modul ini memanage semua aktivitas perjalanan termasuk biaya akomodasi selama perjalanan, Booking tiket perjalanan, dll.

    The Rubric Theme Blog at WordPress.com.

    Follow

    Get every new post delivered to your Inbox.